Fulfillment – czym jest ?

Fulfillment jest stosunkowo nową usługą na rynku. Powstał jako odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie profesjonalnych usług logistycznych na rynku ecommerce. Polega na przekazaniu działań logistycznych sklepu internetowego (i nie tylko) zewnętrznej firmie. Dzięki efektowi skali firma taka może udostępnić klientom wiele udogodnień, na które nie mogą pozwolić sobie mniejsze firmy, dzieląc koszty pomiędzy podmioty wewnątrz magazynu. Sprawia to, że fulfillment jest nie tylko atrakcyjną opcją z perspektywy procesowej, ale również kosztowej dla przedsiębiorstwa, które się na nie decyduje. Wystarczy spojrzeć jak podmioty takie jak Amazon lub Zalando rozwijają tę usługę na Polskim i zagranicznym rynku.

Jakie procesy może przejąć firma fulfillment ?

1. Kompletacja i pakowanie zamówień – jest to główna usługa realizowana przez większość firm fulfillment. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom pozwalającym zoptymalizować procesy pobierania oraz procesowania zamówień, firma logistyczna jest w stanie kompletować i pakować towar bezbłędnie oraz szybko. Posiadając rozbudowany system WMS firma wie dokładnie, gdzie leży dany produkt potrzebny do kompletacji. Zamówienia pobierane są z systemu klienta dzięki integracji. System wspomaga również procesowanie wielu zamówień jednocześnie oraz sprawdza kompletność zamówienia na wielu etapach. Klienci firm fulfillment mogą wybrać, jak będzie pakowane ich zamówienie, wybrać rodzaj wypełniacza oraz rozmiary kartonów. Jeżeli klient ma swoje materiały, jak np. logowana taśma pakową, lub logowane kartony, fulfillmenty chętnie z nich korzystają oraz nie pobierają dodatkowej opłaty za korzystanie z nich. Możliwe jest również insertowanie ulotek lub faktur. Dzięki systemowi WMS firmy takie mogą nadawać paczki na swoich umowach z firmami kurierskimi lub na umowach klienta. Zamówienia w większości przypadków są wysyłane tego samego dnia, przez co firmy fulfillment są w stanie wygenerować przewagę konkurencyjną w stosunku do sklepów które nie wyrabiają się np. w szczytach sezonów.
2. Magazynowanie – fulfillmenty są w głównej mierze dostosowane pod ecommerce, dzięki temu posiadają nie tylko infrastrukturę pod magazynowanie palet, lecz również infrastrukturę regałową, która zapewnia możliwość magazynowania setek SKU w obrębie jednego regału z łatwą możliwością poboru w przeciwieństwie do tradycyjnych palet. Jeżeli magazynowany towar jest bardzo mały, montowane są specjalne małe pojemniki (kuwety), które umożliwiają pełne zagospodarowanie przestrzeni. Ze względów procesowych wszystkie produkty muszą posiadać kody kreskowe. Zazwyczaj wszystkie magazyny utrzymują stałą temperaturę pomiędzy 18-22 C oraz posiadają zezwolenia sanepidu, przez co nadają się do magazynowania wielu rodzajów produktów takich jak np. suplementy, ubrania, kosmetyki, zabawki, mała elektronika, zdrowa żywność, książki itp.
3. Zwroty – firmy fulfillment są dostosowane również do obsługi zwrotów. W większości WMS jest dostosowany do obsługi i zarządzania paczkami powracającymi. Klient może zdecydować, czy zwrot jest procesowany z powrotem na magazyn czy odsyłany do klienta, bądź w przypadku zniszczeń odrzucony. Wtedy firmy wykonują dokumentację fotograficzną i zajmują się procesowaniem reklamacji w firmie kurierskiej, znając rynek, są niejednokrotnie w stanie odzyskać więcej środków ze zniszczonych paczek od firm kurierskich.
4. Przyjmowanie towaru – firma zewnętrzna zajmuje się także przyjmowaniem towaru od dostawców. Jako że obsługiwany jest ecommerce, dostawy mogą przychodzić na paletach bądź w paczkach. Nieraz mogą być niejednorodne, czyli na palecie bądź paczce może być więcej niż jedno SKU. Dostawcy usług fulfillment są na to przygotowani i oferują korzystne rozliczenia w zależności od sposobu pakowania dostawcy. Klient nie musi posiadać własnego sprzętu magazynowego potrzebnego do rozładunku, wszystko zapewnia firma zewnętrzna. Przed dostawą wymagane jest awizowanie dostawy, dzięki czemu po przyjęciu, klient widzi w systemie WMS ile produktów zostało przyjętych w stosunku do ilości awizowanej.
5. Etykietowanie – jeżeli produkty nie posiadają kodów kreskowych lub potrzebnych etykiet, np. ze składem produktu, opisem celnym w danym kraju itp. operator fulfillment może wykonać taką usługę za klienta przy przyjmowaniu towarów lub bezpośrednio w trakcie magazynowania. Po dostarczeniu odpowiednich szczegółów operator przygotuje projekty takich etykiet i jest w stanie wykonać inne usługi dodatkowe jak np. tłumaczenie, stworzenie bazy danych etykiet itp.

Ile kosztuje fulfillment vs obsługa własna magazynu?

Fulfillment jest usługą, która zakłada zamianę kosztów stałych na zmienne. Operator zafakturuje klienta tylko za wykonaną usługę. Będzie pobierał opłaty tylko za wykorzystaną powierzchnię bądź ilość pracy. Dla małych bądź średnich sklepów internetowych daje to dużo korzyści, ponieważ nie muszą przejmować się nagłymi wzrostami sprzedaży i brakiem rąk do pracy oraz momentami, w których towaru jest więcej np. przed szczytami sprzedażowymi. Za dodatkowe ręce do pracy oraz powierzchnię odpowiada magazyn. Działa to również w drugą stronę. Jeżeli nie ma zamówień bądź towaru na magazynie jest mało, zapłacimy zdecydowanie mniej niż w szczycie sezonu. Operator bierze na siebie również odpowiedzialność za logistykę opakowań. Magazynuje je oraz domawia, jeżeli się kończą. Poniżej przedstawiamy jakie koszty ponosi klient fulfillmentu:

1. Obsługa zamówienia oraz dodanie każdego produktu do zamówienia – kwota ta jest liczona od obsłużonego zamówienia oraz od dodania każdej sztuki produktu do paczki, każdy produkt to zazwyczaj osobne podejście i skan regałowy. Obsługa zamówienia to zazwyczaj koszt kilku złotych, dodanie produktu to koszt kilkudziesięciu groszy za produkt. W tej cenie jest również dostępny opiekun klienta, który nadzoruje cały proces i pomaga w razie problemów.
2. Magazynowanie – firmy logistyczne zazwyczaj koszt ten rozbijają na zużycie metrów sześciennych, bądź wykorzystania określonej powierzchni regałowej. Koszt waha się w przedziale kilkudziesięciu złotych za metr sześcienny bądź regał. Wszystko zależne w jaka wielkość powierzchni zostaje podana.
3. Zwroty – tutaj podobnie jak w przypadku obsługi zamówienia zazwyczaj stosuje się koszt obsługi od pojedynczego zwrotu. Na obsługę zwrotu składa się również zrobienie fotografii. Koszt około kilku złotych od zwrotu.
4. Usługi dodatkowe – w zależności od tego jakie usługi dodatkowe wybierzemy, tak różne mogą mieć ceny, jednak przelicza się je od wykonanej jednej sztuki, czyli np. koszt etykietowania jest liczony za jedną sztukę wyetykietowanego towaru bądź włożonego do paczki inserta i wynosi średnio kilkanaście groszy za sztukę.
5. Kurier – jeżeli paczki są nadawane na umowie kurierskiej operatora fulfillment, będą również doliczane do faktury, w ilości która została nadana plus obsługi dodatkowe np. pobranie. Dzięki dużemu wolumenowi operatorzy fulfillment są w stanie zaoferować klientom bardzo korzystne stawki, przez co znacząco obniżając koszt kurierów i sprawiając, że obsługa przez zewnętrznego operatora + koszt kuriera może być tańsza niż koszt kuriera dla klienta w obsłudze własnej!
6. Materiały eksploatacyjne – brak potrzeby domawiania kartonów oraz ich magazynowania, to coś co firma zewnętrzna może zrobić za klienta. Przez zamawianie dużego wolumenu jest w stanie wynegocjować najlepsze stawki, które później przekaże w formie opłaty za karton lub miarkę wypełniacza bądź folii. W zależności od rodzaju materiału będzie to cena za sztukę.
7. Ubezpieczenie – opłata pobierana za rozpoczęcie określonej wartości maksymalnej towarów. Klient nie musi opłacać z góry ubezpieczenia rocznego. Operator dzieli roczną kwotę w przeliczeniu na wartość towaru oraz rozlicza ją miesięcznie dopisując do faktury. Koszt w zależności od wartości to zazwyczaj kilkadziesiąt zł miesięcznie za rozpoczęte 100 000 zł wartości maksymalnej towarów.

Jak wygląda proces wdrożenia oraz bieżąca współpraca z firmą fulfillment ?

Proces wdrożenia rozpoczyna się przede wszystkim od poznania charakterystyki działania firmy klienta przez firmę fulfillmentową oraz przedstawienia oferty. Następnie podpisywana jest umowa i rozpoczynają się rozmowy na temat przejścia klienta do firmy fulfillmentowej. Rozmowy dotyczą zarówno integracji systemowej jak i funkcjonowania w trakcie bieżącej współpracy. Klient poznaje procedury oraz przygotowuje towar zgodnie z wytycznymi fulfillmentu, polega to np. na upewnieniu się, że wszystkie produkty posiadają kody kreskowe. Klient przygotowuje pierwszą awizację i wysyła towar do magazynu. Zazwyczaj wiąże się to z chwilowym zawieszeniem działalności sklepu, chyba że operator zgodzi się przyjąć dostawę np. w sobotę, wtedy unikamy przestojów związanych z przeniesieniem. Po przyjęciu towaru rozpoczyna się bieżąca współpraca.

Większość firm typu fulfillment oferuje swoim klientom wgląd do ich kont w systemach WMS. Pozwala to na kontrolę zamówień, stanów magazynowych, zwrotów, przyjęć oraz trackingu paczek u kurierów. Integracje zapewniają również funkcjonalności dwustronne jak np. zmianę statusów zamówień w systemie klienta. U niektórych operatorów dostaniemy również możliwość nadawania paczek w formach wysyłki Allegro Wysyłam czyli np. Allegro One Box, Allegro DPD, Allegro Paczkomaty, Allegro Poczta Polska. Formy dostawy te nadawane przez Allegro wysyłam promują mocno konto sprzedawcy. Cała komunikacja systemu klienta z systemem fulfillmentu następuje po API. W trakcie współpracy klient cały czas ma kontakt z opiekunem który nadzoruje proces logistyczny i realizuje tzw. zadania specjalne, które pojawiają się w trakcie działań z fulfillmentem.

Podsumowanie

Zlecenie procesów związanych z logistyką sklepu internetowego to wymagające wyzwanie. Ma to często związek z przyzwyczajeniami właścicieli i np. przywiązaniem do własnego towaru. Decyzja o outsourcingu może sprawić jednak, że sklep będzie mógł skupić się na rozwijaniu sprzedaży oraz marketingu, zostawiając logistykę profesjonalnej firmie zewnętrznej a oszczędzając przy tym sporo pieniędzy i zaangażowania. Jako Labran Logistics świadczymy usługi fulfillmentu z dbałością o indywidualne procesy klientów. Chętnie skontaktujemy się z Państwem i przedstawimy jak taka logistyka wyglądałaby kosztowo i jakościowo dla Państwa sklepu.