Zarządzanie magazynem na pozór wydaje się proste. Jednak w rzeczywistości wymaga wiedzy, doświadczenia i odpowiednich narzędzi. W wielu małych firmach e-commerce, obsługujących 200-2000 paczek miesięcznie, dynamiczne wzrosty sprzedaży wiążą się z coraz większą ilością problemów związanych z logistyką magazynową – mnożące się błędy przy kompletacji zamówień czy kłopoty z pracownikami to tylko czubek góry lodowej. Dobra wiadomość jest taka: można je wyeliminować – tak, aby zarządzanie magazynem przebiegało płynnie, a logistyka stała się Twoją przewagą konkurencyjną. Zobacz, jak to osiągnąć.

Na początek najważniejsze: piszę z perspektywy praktyka. Na co dzień zajmuję się prowadzeniem Labran Logistics, firmy zajmującej się magazynowaniem i wysyłką dla podmiotów e-commerce. W branży e-commerce działam już ponad 5 lat, a za mną ponad 50 złożonych logistycznych projektów dla MŚP.

Dlatego mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć, że rozwiązania, które opiszę poniżej, to skuteczny sposób na usprawnienie przepływu towarów z magazynu do klienta. Pozwalają one:

  • przyspieszyć kompletację zamówienia i jego wysyłkę do klienta docelowego, co zwiększa przewagę konkurencyjną;
  • wyeliminować 99,9% błędów, które mogą się pojawić na etapie kompletacji czy przygotowania do transportu,
  • realnie zoptymalizować koszty prowadzenia małego e-commerce – tak, aby nie „przepalać środków” na logistykę, a zaoszczędzone pieniądze zainwestować w rozwój sklepu czy marketing.

Dowiedz się więcej na temat WMS, rekrutacji pracowników magazynowych oraz usługi fulfillment i oceń, które z tych rozwiązań będą dla Ciebie odpowiednie.

  1. WMS. Co to jest i jak wygląda w praktyce?
  2. Rekrutacja właściwego pracownika magazynowego. Najważniejsze aspekty.
  3. Fulfillment. Zlecenie logistyki magazynowej na zewnątrz.

WMS: co to jest i jak wygląda w praktyce?

WMS (Warehouse Management Software) to narzędzie informatyczne używane do kontroli, koordynacji i optymalizacji działań, procesów i operacji wykonywanych w magazynie. Brzmi i wygląda skomplikowanie? Spokojnie. Wystarczy przełożyć to na praktykę funkcjonowania e-sklepu, aby wszystko stało się jasne.

Jak zatem przeważnie wygląda IT magazynowo-wysyłkowe w małym e-commerce?

Na pewno wykorzystuje się w nim system sklepowo-sprzedażowy (np. Shopera, Woocommerce, Prestę, Magento, lub inny SAAS oferujący front-end i back-end sklepowy). Proces obsługi paczek wydaje się mało skomplikowany:

  • osoba odpowiedzialna za wysyłkę nadaje paczki z wykorzystaniem wtyczki sklepowej kuriera bądź nadaje paczki przez eksport danych do systemu firmy kurierskiej;
  • przy przyjęciu towarów pracownik porównuje dostawy z fakturami, jeżeli zauważy widoczne różnice zgłasza je;
  • na koniec roku robiony jest remanent, który jak zwykle wykazuje różnice.

Przecież to takie proste! Skąd więc biorą się błędy i np. klient zamawia 4 szt. towaru, a otrzymuje w paczce 3? Wina pracowników? Niekoniecznie! Jeżeli wygląda to tak jak opisałem, to brakuje Ci właśnie systemu WMS!

Jak wygląda proces obsługi zamówienia z WMS?

Dzięki WMS obsługa przesyłek jest znacznie bardziej przejrzysta i uporządkowana. Jak wygląda w praktyce? Porządek w magazynie panuje już od etapu odbioru towaru od dostawcy i umieszczenia go w magazynie. Otóż:

  • po wysłaniu przez dostawcę faktury za towary, jest ona wgrywana do systemu;
  • gdy towar trafi na magazyn obsługiwany przez WMS, pracownicy, przy użyciu skanerów, wprowadzają towar na poszczególne półki na magazynie, oznaczone kodami kreskowymi. Dzięki temu WMS i pracownicy wiedzą jaki towar i w jakiej ilości leży na konkretnej półce;
  • na koniec system potwierdza zgodność lub niezgodność z fakturą. Widzisz na jakich pozycjach coś się nie zgadza i możesz zgłosić to dostawcy.

A jak wygląda wydanie i pakowanie towarów? Proces przebiega następująco:

  • kiedy klienci składają zamówienia w Twoim sklepie, do WMS trafia zlecenie ich realizacji;
  • teraz dzieje się magia! Podczas jednego przejścia po magazynie, pracownik zbiera towar do wszystkich bieżących zamówień. Zebranie z półki jest potwierdzone skanem. Dzięki temu nie traci się czasu na wielokrotne wracanie na magazyn, oraz zyskuje się pewność, że towary zostały prawidłowo pobrane;
  • następnym krokiem jest sortowanie towarów do różnych zamówień. Dzieje się to automatycznie, po zeskanowaniu produktu: system wskazuje skrzynkę, do której pracownik ma odłożyć dany produkt. Tak są kompletowane zamówienia;
  • po drugiej stronie pracownik pakujący bierze skrzynkę i podczas umieszczania towarów w kartonie jeszcze raz skanuje produkty potwierdzając ich ilość. Jednocześnie skanuje kody kreskowe przypisane do materiałów (karton, folia, stretch) dzięki temu wiadomo, jak wygląda zużycie materiałów;
  • pracownik potwierdza zapakowanie, a etykieta i dokumenty drukują się samoczynnie.

Efekty? Brak błędów w wydaniach, pełna kontrola przyjmowanych towarów, optymalizacja czasu pracy oraz chaosu magazynowego.

Wszystkie osoby na magazynie wiedzą, co, gdzie i jak mają wykonać.

Jest jednak mały problem: system WMS to inwestycja na poziomie kilkudziesięciu tysięcy złotych, razem z wdrożeniem. Dla małego e-commerce, które realizuje 200-2000 przesyłek miesięcznie może być to zbyt pokaźny wydatek. Są możliwości darmowe, np. WeaverWMS czy ExpertWMS Online. Jednak przy ich pomocy proces nie przebiegnie tak wzorcowo jak powyżej – nie będą one idealnie dostosowane pod dany sklep.

Rekrutacja właściwego pracownika magazynowego a sprawność przebiegu procesów logistycznych

Właściwy pracownik magazynowy może Ci oszczędzić wielu stresów i problemów. Będzie uczył się na własnych błędach, a z czasem stanie się coraz bardziej samodzielny. W efekcie krok po kroku będziesz mógł przekazać logistykę w jego ręce, a samemu zająć się marketingiem czy rozwojem.

Pytanie jednak: jak znaleźć osobę o odpowiednich kwalifikacjach?

Wcielmy się w rolę przedsiębiorcy, który chce zatrudnić nowego pracownika magazynowego. Otwiera portal ogłoszeniowy i pisze: „Zatrudnię na stanowisko pracownika magazynowego. Obowiązki: wykonywanie czynności magazynowych, dbanie o porządek. Oczekuje: doświadczenia w pracach magazynowych, zaangażowania, dyspozycyjności, sumienności. Firma w zamian oferuje umowę o pracę bądź umowę zlecenie.”

Co może pójść nie tak? 😊

No cóż, jeżeli wystawisz takie ogłoszenie, albo nikt nie zareaguje, albo otrzymasz CV od osób, które od razu odrzucisz. Dlaczego? Ponieważ wartościowego pracownika trzeba przyciągnąć – podobnie jak klienta.

Jeżeli chcesz znaleźć taką osobę, wejdź w jej buty. Zastanów się, co może być ważne dla idealnego kandydata do Twojego magazynu? Co będzie dla niego ważne poza tym, co wymienione powyżej?

  • Po pierwsze – dokładny adres firmy. Dla pracownika magazynowego jest bardzo ważne to, gdzie ma wykonywać swoje obowiązki. Magazyny najczęściej znajdują się na peryferiach miast, przez co dojazd do nich może zajmować sporo czasu i kosztować odpowiednią ilość pieniędzy za paliwo. Jeżeli w ogłoszeniu o pracę nie ma takich informacji, założy, że jest za daleko, i… dobre CV może przejść Ci koło nosa.
  • Po drugie – szczegółowy opis działalności firmy. Wartościowy kandydat będzie chciał wiedzieć, gdzie konkretnie się zgłasza, aby ocenić, czy to miejsce dla niego. Oferty bez takich informacji będą uznane za mało wiarygodne.
  • Po trzecie – listy kluczowych umiejętności przy pracy magazynowej w małym ecommerce. Są to: umiejętność pracy w zespole, podstawowa znajomość komputera oraz MS Office, brak przeciwwskazań do pracy fizycznej, dobra pamięć, łatwość uczenia się nowych rzeczy.
  • Po czwarte – widełki zarobkowe. Kandydat, który ich nie widzi, od razu założy, że oferta to najniższa krajowa i nie zapyta o więcej szczegółów, tylko odrzuci propozycję.

Pamiętaj również o wskazaniu dokładnych godzin pracy oraz poinformowaniu, czy obowiązki trzeba będzie wykonywać również w weekendy.

Fulfillment: zlecenie logistyki magazynowej na zewnątrz

Co natomiast, jeżeli ani nie chcesz inwestować worka pieniędzy w system WMS, ani polegać na zatrudnieniu osoby odpowiedzialnej za magazyn? Dobrym pomysłem będzie zlecenie magazynowania i wszystkich czynności związanych z logistyką firmie zewnętrznej. Na tym właśnie polega fulfillment. Lista zadań, które może wykonać za Ciebie firma oferująca taką usługę jest bardzo długa. Są to:

  • magazynowanie,
  • pakowanie i wysyłka produktów,
  • przyjmowanie dostaw,
  • obsługa zwrotów,
  • etykietowanie i usługi dodatkowe,
  • współpraca z firmami kurierskimi.

Jednym słowem: centrum logistyczne przejmie na siebie cały trud związany z obsługą zamówień i ich wysyłką.

Dlaczego fulfillment będzie opłacał się dla małych firm e-commerce?

Fulfillment to doskonałe rozwiązanie dla małych e-sklepów. Zyskują, ponieważ:

  • płacą wyłącznie za zrealizowaną usługę/spakowaną paczkę/zajęty regał;
  • nie przejmują się zatrudnieniem, wielkością magazynu, drogim systemem WMS, wyposażeniem magazynu – to wszystko jest na głowie centrum logistycznego;
  • mają możliwość szczegółowej kontroli magazynu przy realizacji całego procesu;
  • mogą szybciej wysyłać zamówienia do klienta – te, które zostaną złożone w e-sklepie do 14:00, wychodzą tego samego dnia. Jeżeli zaś coś się nie powiedzie centrum logistyczne nie obciąża kosztami wysyłki e-sklepu klienta i realizuje usługę za darmo;
  • firma oferująca fulfillment przejmuje odpowiedzialność za wszystkie błędy logistyczne, więc masz pewność dobrze zrealizowanej usługi.

Ogromną korzyścią są także zoptymalizowane koszty wysyłek. Przez to, że firma oferująca fulfillment skupia pod jednym dachem wiele innych klientów, oferuje korzystne stawki kurierskie. W większości przypadków usługa fulfillmentu może kosztować mniej niż kosztowało prowadzenie logistyki we własnym zakresie!

Dla małych firm e-commerce jest to opcja budowania przewagi konkurencyjnej oraz możliwość skupienia właściciela na działaniach związanych ze skalowaniem firmy.

Ile kosztuje fulfillment dla małego e-sklepu?

W Labran Logistics usługi są dostosowane właśnie do małego e-commerce wysyłającego od 200 do 2000 paczek miesięcznie. Koszty zależą w większości od liczby zamówień oraz ilości pracy, jaką pracownicy centrum logistycznego będą musieli wykonać przy ich obsłudze. Najmniejsze projekty zaczynają się od 1 000 zł netto/m-c, a największe kończą na 40 000+ zł netto/m-c. Jest to kwota obejmująca obsługę, materiały opakowaniowe i opłatę za kuriera.

Chcesz wiedzieć, ile usługa fulfillmentu kosztowałby Twój e-sklep? Przeprowadź bezpłatną symulację! Tak szybko i bez zobowiązań dowiesz się, ile wyniesie inwestycja i ocenisz, jak wiele zaoszczędzisz. Kliknij w przycisk poniżej.

Jeżeli masz dodatkowe pytania – zapraszam też do kontaktu. Porozmawiajmy o tym, jak możemy zadbać o Twoją logistykę!