Zarządzanie magazynem na pozór wydaje się proste. Jednak w rzeczywistości wymaga wiedzy, doświadczenia i odpowiednich narzędzi. W wielu firmach e-commerce dynamiczne wzrosty sprzedaży wiążą się z coraz większą ilością problemów związanych z logistyką magazynową – mnożące się błędy przy kompletacji zamówień, rosnące koszty czy kłopoty z pracownikami to tylko czubek góry lodowej. Dobra wiadomość jest taka: można je wyeliminować – tak, aby zarządzanie magazynem przebiegało płynnie, a logistyka stała się Twoją przewagą konkurencyjną. Zobacz, jak to osiągnąć.

Na początek najważniejsze: piszę z perspektywy praktyka. Na co dzień zajmuję się prowadzeniem Labran Logistics, firmy zajmującej się magazynowaniem i wysyłką dla podmiotów e-commerce. W branży e-commerce działam już ponad 5 lat, a za mną ponad 50 złożonych logistycznych projektów dla MŚP.

Dlatego mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć, że rozwiązania, które opiszę poniżej, to skuteczny sposób na usprawnienie przepływu towarów z magazynu do klienta. Pozwalają one:

  • przyspieszyć kompletację zamówienia i jego wysyłkę do klienta docelowego, co zwiększa przewagę konkurencyjną;
  • wyeliminować 99,9% błędów, które mogą się pojawić na etapie kompletacji czy przygotowania do transportu,
  • realnie zoptymalizować koszty prowadzenia małego e-commerce – tak, aby nie „przepalać środków” na logistykę, a zaoszczędzone pieniądze zainwestować w rozwój sklepu czy marketing.

Dowiedz się więcej na temat WMS, rekrutacji pracowników magazynowych oraz usługi fulfillment i oceń, które z tych rozwiązań będą dla Ciebie odpowiednie.

  1. WMS. Co to jest i jak wygląda w praktyce?
  2. Rekrutacja właściwego pracownika magazynowego. Najważniejsze aspekty.
  3. Fulfillment. Zlecenie logistyki magazynowej na zewnątrz.

WMS: co to jest i jak wygląda w praktyce?

WMS (Warehouse Management Software) to narzędzie informatyczne używane do kontroli, koordynacji i optymalizacji działań, procesów i operacji wykonywanych w magazynie. Brzmi i wygląda skomplikowanie? Spokojnie. Wystarczy przełożyć to na praktykę funkcjonowania e-sklepu, aby wszystko stało się jasne.

Jak zatem przeważnie wygląda IT magazynowo-wysyłkowe w małym e-commerce?

Na pewno wykorzystuje się w nim system sklepowo-sprzedażowy (np. Shopera, Woocommerce, Prestę, Magento, lub inny SAAS oferujący front-end i back-end sklepowy). Proces obsługi paczek wydaje się mało skomplikowany:

  • osoba odpowiedzialna za wysyłkę nadaje paczki z wykorzystaniem wtyczki sklepowej kuriera bądź nadaje paczki przez eksport danych do systemu firmy kurierskiej;
  • przy przyjęciu towarów pracownik porównuje dostawy z fakturami, jeżeli zauważy widoczne różnice zgłasza je;
  • na koniec roku robiony jest remanent, który jak zwykle wykazuje różnice.

Przecież to takie proste! Skąd więc biorą się błędy i np. klient zamawia 4 szt. towaru, a otrzymuje w paczce 3? Wina pracowników? Niekoniecznie! Jeżeli wygląda to tak jak opisałem, to brakuje Ci właśnie systemu WMS!

Jak wygląda proces obsługi zamówienia z WMS?

Dzięki WMS obsługa przesyłek jest znacznie bardziej przejrzysta i uporządkowana. Jak wygląda w praktyce? Porządek w magazynie panuje już od etapu odbioru towaru od dostawcy i umieszczenia go w magazynie. Otóż:

  • po wysłaniu przez dostawcę faktury za towary, jest ona wgrywana do systemu;
  • gdy towar trafi na magazyn obsługiwany przez WMS, pracownicy, przy użyciu skanerów, wprowadzają towar na poszczególne półki na magazynie, oznaczone kodami kreskowymi. Dzięki temu WMS i pracownicy wiedzą jaki towar i w jakiej ilości leży na konkretnej półce;
  • na koniec system potwierdza zgodność lub niezgodność z fakturą. Widzisz na jakich pozycjach coś się nie zgadza i możesz zgłosić to dostawcy.

A jak wygląda wydanie i pakowanie towarów? Proces przebiega następująco:

  • kiedy klienci składają zamówienia w Twoim sklepie, do WMS trafia zlecenie ich realizacji;
  • teraz dzieje się magia! Podczas jednego przejścia po magazynie, pracownik zbiera towar do wszystkich bieżących zamówień. Zebranie z półki jest potwierdzone skanem. Dzięki temu nie traci się czasu na wielokrotne wracanie na magazyn, oraz zyskuje się pewność, że towary zostały prawidłowo pobrane;
  • następnym krokiem jest sortowanie towarów do różnych zamówień. Dzieje się to automatycznie, po zeskanowaniu produktu: system wskazuje skrzynkę, do której pracownik ma odłożyć dany produkt. Tak są kompletowane zamówienia;
  • po drugiej stronie pracownik pakujący bierze skrzynkę i podczas umieszczania towarów w kartonie jeszcze raz skanuje produkty potwierdzając ich ilość. Jednocześnie skanuje kody kreskowe przypisane do materiałów (karton, folia, stretch) dzięki temu wiadomo, jak wygląda zużycie materiałów;
  • pracownik potwierdza zapakowanie, a etykieta i dokumenty drukują się samoczynnie.

Efekty? Brak błędów w wydaniach, pełna kontrola przyjmowanych towarów, optymalizacja czasu pracy oraz chaosu magazynowego.

Wszystkie osoby na magazynie wiedzą, co, gdzie i jak mają wykonać.

Jest jednak mały problem: system WMS to inwestycja na poziomie kilkudziesięciu tysięcy złotych, razem z wdrożeniem. Dla małego e-commerce, które realizuje 200-2000 przesyłek miesięcznie może być to zbyt pokaźny wydatek. Są możliwości darmowe, np. WeaverWMS czy ExpertWMS Online. Jednak przy ich pomocy proces nie przebiegnie tak wzorcowo jak powyżej – nie będą one idealnie dostosowane pod dany sklep.

Rekrutacja właściwego pracownika magazynowego a sprawność przebiegu procesów logistycznych

Właściwy pracownik magazynowy może Ci oszczędzić wielu stresów i problemów. Będzie uczył się na własnych błędach, a z czasem stanie się coraz bardziej samodzielny. W efekcie krok po kroku będziesz mógł przekazać logistykę w jego ręce, a samemu zająć się marketingiem czy rozwojem.

Pytanie jednak: jak znaleźć osobę o odpowiednich kwalifikacjach?

Wcielmy się w rolę przedsiębiorcy, który chce zatrudnić nowego pracownika magazynowego. Otwiera portal ogłoszeniowy i pisze: „Zatrudnię na stanowisko pracownika magazynowego. Obowiązki: wykonywanie czynności magazynowych, dbanie o porządek. Oczekuje: doświadczenia w pracach magazynowych, zaangażowania, dyspozycyjności, sumienności. Firma w zamian oferuje umowę o pracę bądź umowę zlecenie.”

Co może pójść nie tak? 😊

No cóż, jeżeli wystawisz takie ogłoszenie, albo nikt nie zareaguje, albo otrzymasz CV od osób, które od razu odrzucisz. Dlaczego? Ponieważ wartościowego pracownika trzeba przyciągnąć – podobnie jak klienta.

Jeżeli chcesz znaleźć taką osobę, wejdź w jej buty. Zastanów się, co może być ważne dla idealnego kandydata do Twojego magazynu? Co będzie dla niego ważne poza tym, co wymienione powyżej?

  • Po pierwsze – dokładny adres firmy. Dla pracownika magazynowego jest bardzo ważne to, gdzie ma wykonywać swoje obowiązki. Magazyny najczęściej znajdują się na peryferiach miast, przez co dojazd do nich może zajmować sporo czasu i kosztować odpowiednią ilość pieniędzy za paliwo. Jeżeli w ogłoszeniu o pracę nie ma takich informacji, założy, że jest za daleko, i… dobre CV może przejść Ci koło nosa.
  • Po drugie – szczegółowy opis działalności firmy. Wartościowy kandydat będzie chciał wiedzieć, gdzie konkretnie się zgłasza, aby ocenić, czy to miejsce dla niego. Oferty bez takich informacji będą uznane za mało wiarygodne.
  • Po trzecie – listy kluczowych umiejętności przy pracy magazynowej w małym ecommerce. Są to: umiejętność pracy w zespole, podstawowa znajomość komputera oraz MS Office, brak przeciwwskazań do pracy fizycznej, dobra pamięć, łatwość uczenia się nowych rzeczy.
  • Po czwarte – widełki zarobkowe. Kandydat, który ich nie widzi, od razu założy, że oferta to najniższa krajowa i nie zapyta o więcej szczegółów, tylko odrzuci propozycję.

Pamiętaj również o wskazaniu dokładnych godzin pracy oraz poinformowaniu, czy obowiązki trzeba będzie wykonywać również w weekendy.

Fulfillment: zlecenie logistyki magazynowej na zewnątrz

Co natomiast, jeżeli ani nie chcesz inwestować worka pieniędzy w system WMS, ani polegać na zatrudnieniu osoby odpowiedzialnej za magazyn? Dobrym pomysłem będzie zlecenie magazynowania i wszystkich czynności związanych z logistyką firmie zewnętrznej. Na tym właśnie polega fulfillment. Lista zadań, które może wykonać za Ciebie firma oferująca taką usługę jest bardzo długa. Są to:

  • magazynowanie,
  • pakowanie i wysyłka produktów,
  • przyjmowanie dostaw,
  • obsługa zwrotów,
  • etykietowanie i usługi dodatkowe,
  • współpraca z firmami kurierskimi.

Jednym słowem: centrum logistyczne przejmie na siebie cały trud związany z obsługą zamówień i ich wysyłką.

Dlaczego fulfillment będzie opłacał się dla małych firm e-commerce?

Fulfillment to doskonałe rozwiązanie dla małych e-sklepów. Zyskują, ponieważ:

  • płacą wyłącznie za zrealizowaną usługę/spakowaną paczkę/zajęty regał;
  • nie przejmują się zatrudnieniem, wielkością magazynu, drogim systemem WMS, wyposażeniem magazynu – to wszystko jest na głowie centrum logistycznego;
  • mają możliwość szczegółowej kontroli magazynu przy realizacji całego procesu;
  • mogą szybciej wysyłać zamówienia do klienta – te, które zostaną złożone w e-sklepie do 14:00, wychodzą tego samego dnia. Jeżeli zaś coś się nie powiedzie centrum logistyczne nie obciąża kosztami wysyłki e-sklepu klienta i realizuje usługę za darmo;
  • firma oferująca fulfillment przejmuje odpowiedzialność za wszystkie błędy logistyczne, więc masz pewność dobrze zrealizowanej usługi.

Ogromną korzyścią są także zoptymalizowane koszty wysyłek. Przez to, że firma oferująca fulfillment skupia pod jednym dachem wiele innych klientów, oferuje korzystne stawki kurierskie. W większości przypadków usługa fulfillmentu może kosztować mniej niż kosztowało prowadzenie logistyki we własnym zakresie!

Dla małych firm e-commerce jest to opcja budowania przewagi konkurencyjnej oraz możliwość skupienia właściciela na działaniach związanych ze skalowaniem firmy.

Ile kosztuje fulfillment dla małego e-sklepu?

Nasza firma działa w modelu, w którym jedynym kosztem jaki ponosi klient jest koszt za zrealizowane zamówienie. Podczas bezpłatnej symulacji wyceniamy jedną stawkę za zamówienie. Stawka taka waha się w przedziale od 4 zł – 9 zł netto. Czyli jedna wyliczona stawka przed rozpoczęciem współpracy np. 4,80 zł netto jest naliczana za każde wysłane przez nas zamówienie przez cały czas trwania współpracy.

Co znajduje się w koszcie za wysłane zamówienie?

  1. Przyjmowanie produktów z dostaw (w tym przeliczenie), informacje zostaną przekazane do systemu WMS Labran Logistics,
  2. Magazynowanie produktów na półkach w ogrzewanym oraz klimatyzowanym magazynie,
  3. Realizacja i pakowanie zamówień według wytycznych klienta,
  4. Obsługa zwrotów,
  5. Potrzebne etykietowanie,
  6. Dostęp do systemu WMS Labran Logistics,
  7. Koszty utrzymania integracji z WMS Labran Logistics,
  8. Pomoc IT, realizacja specjalnych życzeń klienta dotyczących automatyzacji przekazywania informacji do systemu sklepowego klienta (np. automatyczna zmiana statusów, przekazywanie listów przewzowych itp.),
  9. Dyspozycyjna osoba do kontroli procesów w magazynie w przypadku potrzeby wykonania interwencji, stały kontakt telefoniczny i mailowy,
  10. Zamówienia do godziny 14:00 wysyłane tego samego dnia dla kuriera Inpost. Jeżeli się nie wyrobimy, nie pobieramy opłaty i realizujemy zlecenie za darmo,
  11. Odpowiedzialność za ilość produktów w magazynie,
  12. Odpowiedzialność za kompletność każdego zamówienia potwierdzona obrazem z kamer,
  13. Ubezpieczenie towaru od żywiołów, OC, kradzieży w wartości zadeklarowanej przy wycenie,
  14. Materiały opakowaniowe potrzebne do spakowania zamówień według wytycznych klienta, jeżeli zostało tak ustalone.

Chcesz wiedzieć, ile usługa fulfillmentu kosztowałby Twój e-sklep? Przeprowadź bezpłatną symulację! Tak szybko i bez zobowiązań dowiesz się, ile wyniesie inwestycja i ocenisz, jak wiele zaoszczędzisz. Kliknij w przycisk poniżej.

Jeżeli masz dodatkowe pytania – zapraszam też do kontaktu. Porozmawiajmy o tym, jak możemy zadbać o Twoją logistykę!

  1. Miejsce do pakowania.
  2. Listy kompletacyjne.
  3. Segmentacja ABC.
  4. Lokalizacje.
  5. Kody EAN.
  6. Pomoc Fulfillmentu

Sprawny proces wysyłkowy może decydować o większej rentowności naszego sklepu. Nie tylko przez to, że mniej zapłacimy za wykonanie wszystkich czynności magazynowo-wysyłkowych, ale i przez to, że nasz pracownik nie popełni błędów za które i tak finalnie my jako sklep poniesiemy konsekwencje. Błędów do wyeliminowania może być dużo: nieprawidłowy produkt zapakowany do niewłaściwego odbiorcy, niewłaściwe zabezpieczenie towaru do transportu, niezgodne stany magazynowe itp. Wszystkie takie przypadki wymagają od nas ingerencji i prawidłowego zaplanowania procesu żeby nie tylko oszczędzić czas naszego pracownika, ale również nasz własny 😊

Miejsce do pakowania

Temat bardzo szeroki. Ile jest magazynów, tyle podejść. Organizacja miejsca do pakowania zależy przede wszystkim od naszego towaru. Inaczej będzie wyglądało miejsce do pakowania produktów gabarytowych, inaczej produktów drobnych. Wiele jednak jest usprawnień, które można wdrożyć praktycznie z dnia na dzień, żeby prawie dwukrotnie zwiększyć efektywność.  

Stół do pakowania – zainwestowanie w tego typu „narzędzie” to absolutna podstawa. Właściwy stół powinien być dostosowany do pozycji stojącej pracownika oraz zapewniać łatwy dostęp do wszystkich materiałów potrzebnych nam do procesu pakowania, takich jak np. kartony, noże, nożyczki, taśma. Powinien też być wykonany z aluminium, ponieważ przy ciągłej pracy, nietrwały stół może starczyć nam na jeden sezon. Bezpośrednio przy stole powinien znajdować się również śmietnik na ścinki i drobne odpady papierowe. Pamiętajmy, że porządek w miejscu pracy zwiększa ergonomię!

Źródło: www.redsteel.pl

Na naszym miejscu do pakowania również powinno znaleźć się miejsce na wypełniacze i materiały zabezpieczające. Polecamy do stołu dokupić miejsce na folię bąbelkową/papier oraz obcinaczkę. Oba te materiały najlepiej sprawdzają się, jeżeli kupimy je na rolkach. Ułatwi to wyciąganie i cięcie tych materiałów przy pakowaniu.

Niezbędnym narzędziem do pakowania paczek jest dyspenser taśmy. Dzięki tej taniej prostej maszynce, pracownik nie szuka początku taśmy i nie potrzebuje nożyczek do odcinania potrzebnej ilości 😊

Źródło: Obi

Polecamy wdrożyć również monitoring nad strefą pakowania. Kiedy klient zgłosi brak towaru, można łatwo potwierdzić, czy został spakowany. W ustaleniu czasu pakowania pomoże nam data wygenerowania listu przewozowego.

Listy kompletacyjne

Większość gotowych systemów sklepowych takich jak np. woocommerce, prestashop, shoper, IAI, udostępnia możliwość drukowania list kompletacyjnych opisujących jakie produkty powinny znaleźć się w zamówieniu. Uwierz nam, że drukowanie takich list do zamówień znacząco zmniejsza liczbę błędów i sprawia, że pracownik nie musi kilkakrotnie wracać się do komputera, żeby potwierdzić pickowaną ilość. Wszystko może odznaczyć na liście z zamówienia. Może wydawać się że drukowanie tylu kartek odbije się wysokim kosztem druku, jednak po zakupie drukarki z tuszami wlewnymi cena jednej wydrukowanej kartki może wynosić nawet 0,05 gr netto.

Segmentacja ABC

W każdym sklepie internetowym istnieją bestsellery, jak i produkty, które sprzedają się w mniejszych ilościach. Wiele sklepów internetowych popełnia podstawowy błąd i produkty szybko rotujące magazynują daleko od strefy pakowania. Zadanie domowe: sprawdź, które produkty sprzedają się najlepiej a które najgorzej. Najlepiej sprzedające (kategoria A) umieść najbliżej strefy pakowania, a produkty, które nie rotują tak dobrze (kategoria C) jak najdalej w swoim magazynie. Nawet przy małym magazynie realnie zmniejszysz czas potrzebny na pickowanie!

Wprowadź lokalizacje

Temat trochę bardziej zaawansowany, jednak można wdrożyć go minimalnym wkładem. Lokalizacje w większych magazynach pełnią bardzo istotną rolę. Do każdego produktu przy przyjęciu przypisuje się konkretną lokalizację, przez to system wie jak prowadzić pracowników przy procesie pickowania. Jeżeli masz mały magazyn, nie potrzebujesz aż tak rozbudowanego rozwiązania. Jednak możesz zrobić inną rzecz. Spróbuj skategoryzować produkty. Jedną kategorię produktów ułóż blisko siebie. Użyj fiszków i napisz na nich końcówki kodów kreskowych, tak żeby przy liście kompletacyjnej porównywać produkty po końcówkach kodów kreskowych, nie nazwach. Kompletowanie po nazwach jest główną przyczyną błędów w wysyłkach! Lokalizacje pomogą Ci ograniczyć czas potrzebny na znalezienie produktów i dzięki temu szybciej wdrożysz nowe osoby do pracy na magazynie.

Kody EAN

Każdy większy magazyn nie wyobraża sobie pracy bez skanerów i kodów kreskowych. Co jednak, jeżeli nie mamy postawionego systemu WMS, który umożliwia skanowanie produktów i weryfikacje prawidłowości pickowania i pakowania? Polecamy wdrożenie ich mimo wszystko, i kontrolę poprawności z listą kompletacyjną po końcówkach kodów kreskowych. Jeżeli produkt nie ma kodu kreskowego można zaopatrzyć się w etykieciarkę, koszt około 300 zł, i przy przyjęciu etykietować wymyślonymi przez nas samych kodami kreskowymi. Wdrożenie tego na początkowym etapie zaowocuje brakiem problemów w przyszłości przy wdrażaniu profesjonalnych rozwiązań opartych na skanerach!

Pomoc Fulfillmentu

Czym jest fulfillment i jak może pomóc nam w logistyce naszego e-sklepu? Fulfillment polega na przekazaniu działań związanych z logistyką dla operatora zewnętrznego. Oznacza to że firma zewnętrzna będzie:

  1. Magazynować Twoje produkty,
  2. Przyjmować dostawy od dostawców,
  3. Pakować i wysyłać produkty według Twoich wytycznych,
  4. Zajmować się zwrotami,
  5. Współpracować z kurierami tak żebyś płacił za przesyłkę jak najmniej. Im więcej przesyłek tym mniejsza cena, a fulfillment realizuje ich zdecydowanie więcej!

Dlaczego taka forma współpracy jest najlepsza dla ecommerce? Dlatego, że płacisz tylko za wysłane paczki i zajętą przestrzeń w magazynie. Jest to idealna forma optymalizacji kosztów dla małej firmy. Dzięki takim działaniom, firmy mogą skupić się na sprzedaży i marketingu, przekazując monotonne działania magazynowe firmie zewnętrznej która ma wypracowane procesy oraz odpowiedni system.

To jest to co robimy właśnie w Labran Logistics. Zachęcamy Cię do zgłębienia się w korzyści rozwiązania jakie daje fulfillment. Przygotowaliśmy zestawienie, w którym dokładnie opisujemy za i przeciw, oraz dla kogo będzie najlepsza koncepcja fulfillmentu. Zestawiliśmy w nich jako porównanie:

  • Magazyn własny (wybudowany przez nas),
  • Magazyn wynajęty,
  • Fulfillment.

W tym obszernym materiale porównaliśmy dokładnie jakie czynności są wymagane przy prowadzeniu każdej z tych 3 form logistyki magazynowej oraz dla kogo każda z nich będzie najlepsza. Materiał jest bezpłatny, po wypełnieniu imienia oraz maila system wyśle zestawienie na podany adres mailowy. Miłej analizy!

Fulfillment – czym jest ?

Fulfillment jest stosunkowo nową usługą na rynku. Powstał jako odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie profesjonalnych usług logistycznych na rynku ecommerce. Polega na przekazaniu działań logistycznych sklepu internetowego (i nie tylko) zewnętrznej firmie. Dzięki efektowi skali firma taka może udostępnić klientom wiele udogodnień, na które nie mogą pozwolić sobie mniejsze firmy, dzieląc koszty pomiędzy podmioty wewnątrz magazynu. Sprawia to, że fulfillment jest nie tylko atrakcyjną opcją z perspektywy procesowej, ale również kosztowej dla przedsiębiorstwa, które się na nie decyduje. Wystarczy spojrzeć jak podmioty takie jak Amazon lub Zalando rozwijają tę usługę na Polskim i zagranicznym rynku.

Jakie procesy może przejąć firma fulfillment ?

  1. Kompletacja i pakowanie zamówień – jest to główna usługa realizowana przez większość firm fulfillment. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom pozwalającym zoptymalizować procesy pobierania oraz procesowania zamówień, firma logistyczna jest w stanie kompletować i pakować towar bezbłędnie oraz szybko. Posiadając rozbudowany system WMS firma wie dokładnie, gdzie leży dany produkt potrzebny do kompletacji. Zamówienia pobierane są z systemu klienta dzięki integracji. System wspomaga również procesowanie wielu zamówień jednocześnie oraz sprawdza kompletność zamówienia na wielu etapach. Klienci firm fulfillment mogą wybrać, jak będzie pakowane ich zamówienie, wybrać rodzaj wypełniacza oraz rozmiary kartonów. Jeżeli klient ma swoje materiały, jak np. logowana taśma pakową, lub logowane kartony, fulfillmenty chętnie z nich korzystają oraz nie pobierają dodatkowej opłaty za korzystanie z nich. Możliwe jest również insertowanie ulotek lub faktur. Dzięki systemowi WMS firmy takie mogą nadawać paczki na swoich umowach z firmami kurierskimi lub na umowach klienta. Zamówienia w większości przypadków są wysyłane tego samego dnia, przez co firmy fulfillment są w stanie wygenerować przewagę konkurencyjną w stosunku do sklepów które nie wyrabiają się np. w szczytach sezonów.
  2. Magazynowanie – fulfillmenty są w głównej mierze dostosowane pod ecommerce, dzięki temu posiadają nie tylko infrastrukturę pod magazynowanie palet, lecz również infrastrukturę regałową, która zapewnia możliwość magazynowania setek SKU w obrębie jednego regału z łatwą możliwością poboru w przeciwieństwie do tradycyjnych palet. Jeżeli magazynowany towar jest bardzo mały, montowane są specjalne małe pojemniki (kuwety), które umożliwiają pełne zagospodarowanie przestrzeni. Ze względów procesowych wszystkie produkty muszą posiadać kody kreskowe. Zazwyczaj wszystkie magazyny utrzymują stałą temperaturę pomiędzy 18-22 C oraz posiadają zezwolenia sanepidu, przez co nadają się do magazynowania wielu rodzajów produktów takich jak np. suplementy, ubrania, kosmetyki, zabawki, mała elektronika, zdrowa żywność, książki itp.
  3. Zwroty – firmy fulfillment są dostosowane również do obsługi zwrotów. W większości WMS jest dostosowany do obsługi i zarządzania paczkami powracającymi. Klient może zdecydować, czy zwrot jest procesowany z powrotem na magazyn czy odsyłany do klienta, bądź w przypadku zniszczeń odrzucony. Wtedy firmy wykonują dokumentację fotograficzną i zajmują się procesowaniem reklamacji w firmie kurierskiej, znając rynek, są niejednokrotnie w stanie odzyskać więcej środków ze zniszczonych paczek od firm kurierskich.
  4. Przyjmowanie towaru – firma zewnętrzna zajmuje się także przyjmowaniem towaru od dostawców. Jako że obsługiwany jest ecommerce, dostawy mogą przychodzić na paletach bądź w paczkach. Nieraz mogą być niejednorodne, czyli na palecie bądź paczce może być więcej niż jedno SKU. Dostawcy usług fulfillment są na to przygotowani i oferują korzystne rozliczenia w zależności od sposobu pakowania dostawcy. Klient nie musi posiadać własnego sprzętu magazynowego potrzebnego do rozładunku, wszystko zapewnia firma zewnętrzna. Przed dostawą wymagane jest awizowanie dostawy, dzięki czemu po przyjęciu, klient widzi w systemie WMS ile produktów zostało przyjętych w stosunku do ilości awizowanej.
  5. Etykietowanie – jeżeli produkty nie posiadają kodów kreskowych lub potrzebnych etykiet, np. ze składem produktu, opisem celnym w danym kraju itp. operator fulfillment może wykonać taką usługę za klienta przy przyjmowaniu towarów lub bezpośrednio w trakcie magazynowania. Po dostarczeniu odpowiednich szczegółów operator przygotuje projekty takich etykiet i jest w stanie wykonać inne usługi dodatkowe jak np. tłumaczenie, stworzenie bazy danych etykiet itp.

Ile kosztuje fulfillment vs obsługa własna magazynu?

Fulfillment jest usługą, która zakłada zamianę kosztów stałych na zmienne. Operator zafakturuje klienta tylko za wykonaną usługę. Będzie pobierał opłaty tylko za wykorzystaną powierzchnię bądź ilość pracy. Dla małych bądź średnich sklepów internetowych daje to dużo korzyści, ponieważ nie muszą przejmować się nagłymi wzrostami sprzedaży i brakiem rąk do pracy oraz momentami, w których towaru jest więcej np. przed szczytami sprzedażowymi. Za dodatkowe ręce do pracy oraz powierzchnię odpowiada magazyn. Działa to również w drugą stronę. Jeżeli nie ma zamówień bądź towaru na magazynie jest mało, zapłacimy zdecydowanie mniej niż w szczycie sezonu. Operator bierze na siebie również odpowiedzialność za logistykę opakowań. Magazynuje je oraz domawia, jeżeli się kończą. Poniżej przedstawiamy jakie koszty ponosi klient fulfillmentu:

  1. Obsługa zamówienia oraz dodanie każdego produktu do zamówienia – kwota ta jest liczona od obsłużonego zamówienia oraz od dodania każdej sztuki produktu do paczki, każdy produkt to zazwyczaj osobne podejście i skan regałowy. Obsługa zamówienia to zazwyczaj koszt kilku złotych, dodanie produktu to koszt kilkudziesięciu groszy za produkt. W tej cenie jest również dostępny opiekun klienta, który nadzoruje cały proces i pomaga w razie problemów.
  2. Magazynowanie – firmy logistyczne zazwyczaj koszt ten rozbijają na zużycie metrów sześciennych, bądź wykorzystania określonej powierzchni regałowej. Koszt waha się w przedziale kilkudziesięciu złotych za metr sześcienny bądź regał. Wszystko zależne w jaka wielkość powierzchni zostaje podana.
  3. Zwroty – tutaj podobnie jak w przypadku obsługi zamówienia zazwyczaj stosuje się koszt obsługi od pojedynczego zwrotu. Na obsługę zwrotu składa się również zrobienie fotografii. Koszt około kilku złotych od zwrotu.
  4. Usługi dodatkowe – w zależności od tego jakie usługi dodatkowe wybierzemy, tak różne mogą mieć ceny, jednak przelicza się je od wykonanej jednej sztuki, czyli np. koszt etykietowania jest liczony za jedną sztukę wyetykietowanego towaru bądź włożonego do paczki inserta i wynosi średnio kilkanaście groszy za sztukę.
  5. Kurier – jeżeli paczki są nadawane na umowie kurierskiej operatora fulfillment, będą również doliczane do faktury, w ilości która została nadana plus obsługi dodatkowe np. pobranie. Dzięki dużemu wolumenowi operatorzy fulfillment są w stanie zaoferować klientom bardzo korzystne stawki, przez co znacząco obniżając koszt kurierów i sprawiając, że obsługa przez zewnętrznego operatora + koszt kuriera może być tańsza niż koszt kuriera dla klienta w obsłudze własnej!
  6. Materiały eksploatacyjne – brak potrzeby domawiania kartonów oraz ich magazynowania, to coś co firma zewnętrzna może zrobić za klienta. Przez zamawianie dużego wolumenu jest w stanie wynegocjować najlepsze stawki, które później przekaże w formie opłaty za karton lub miarkę wypełniacza bądź folii. W zależności od rodzaju materiału będzie to cena za sztukę.
  7. Ubezpieczenie – opłata pobierana za rozpoczęcie określonej wartości maksymalnej towarów. Klient nie musi opłacać z góry ubezpieczenia rocznego. Operator dzieli roczną kwotę w przeliczeniu na wartość towaru oraz rozlicza ją miesięcznie dopisując do faktury. Koszt w zależności od wartości to zazwyczaj kilkadziesiąt zł miesięcznie za rozpoczęte 100 000 zł wartości maksymalnej towarów.

Jak wygląda proces wdrożenia oraz bieżąca współpraca z firmą fulfillment ?

Proces wdrożenia rozpoczyna się przede wszystkim od poznania charakterystyki działania firmy klienta przez firmę fulfillmentową oraz przedstawienia oferty. Następnie podpisywana jest umowa i rozpoczynają się rozmowy na temat przejścia klienta do firmy fulfillmentowej. Rozmowy dotyczą zarówno integracji systemowej jak i funkcjonowania w trakcie bieżącej współpracy. Klient poznaje procedury oraz przygotowuje towar zgodnie z wytycznymi fulfillmentu, polega to np. na upewnieniu się, że wszystkie produkty posiadają kody kreskowe. Klient przygotowuje pierwszą awizację i wysyła towar do magazynu. Zazwyczaj wiąże się to z chwilowym zawieszeniem działalności sklepu, chyba że operator zgodzi się przyjąć dostawę np. w sobotę, wtedy unikamy przestojów związanych z przeniesieniem. Po przyjęciu towaru rozpoczyna się bieżąca współpraca.

Większość firm typu fulfillment oferuje swoim klientom wgląd do ich kont w systemach WMS. Pozwala to na kontrolę zamówień, stanów magazynowych, zwrotów, przyjęć oraz trackingu paczek u kurierów. Integracje zapewniają również funkcjonalności dwustronne jak np. zmianę statusów zamówień w systemie klienta. U niektórych operatorów dostaniemy również możliwość nadawania paczek w formach wysyłki Allegro Wysyłam czyli np. Allegro One Box, Allegro DPD, Allegro Paczkomaty, Allegro Poczta Polska. Formy dostawy te nadawane przez Allegro wysyłam promują mocno konto sprzedawcy. Cała komunikacja systemu klienta z systemem fulfillmentu następuje po API. W trakcie współpracy klient cały czas ma kontakt z opiekunem który nadzoruje proces logistyczny i realizuje tzw. zadania specjalne, które pojawiają się w trakcie działań z fulfillmentem.

Podsumowanie

Zlecenie procesów związanych z logistyką sklepu internetowego to wymagające wyzwanie. Ma to często związek z przyzwyczajeniami właścicieli i np. przywiązaniem do własnego towaru. Decyzja o outsourcingu może sprawić jednak, że sklep będzie mógł skupić się na rozwijaniu sprzedaży oraz marketingu, zostawiając logistykę profesjonalnej firmie zewnętrznej a oszczędzając przy tym sporo pieniędzy i zaangażowania. Jako Labran Logistics świadczymy usługi fulfillmentu z dbałością o indywidualne procesy klientów. Chętnie skontaktujemy się z Państwem i przedstawimy jak taka logistyka wyglądałaby kosztowo i jakościowo dla Państwa sklepu.

PrzewagaPozycja w 2012Pozycja w 2011
Dostęp do bardziej fachowej wiedzy12
Zmniejszenie kosztów21
Elastyczność34
Mniejsze nakłady kapitałowe47
Poprawa poziomu obsługi klienta54
Redukcja czasu zarządzania6
koncentracja na podstawowych umiejętnościach75
Kontrola kosztów i przejrzystość8
Możliwość współużytkowania9
Innowacyjność1010
Dostępność zasobów11
Zmniejszenie ryzyka126
Badania CILT UK

Zanim przyjrzymy się dokładniej przyczynom zlecania obsługi zewnętrznej, zastanówcie się nad skalą operacji magazynowej, którą można by zlecić na zewnątrz.

W większości przypadków wielkość magazynu nie gwarantuje dobrze prowadzonej operacji, a tam, gdzie magazyn nie jest połączony z budynkami produkcyjnymi, firmy powinny zastanowić się nad skorzystaniem z magazynu współużytkowanego lub publicznego.

Umożliwi to im wykorzystanie zalet ekonomii skali przez współużytkowanie zasobów i aktywów, powiększenie zdolności zasobowej bez zwiększania zaangażowania pracy, przy jednoczesnym skorzystaniu z technologicznych nowości branży.

Przyjrzyjmy się teraz trochę dokładniej głównym motywom podawanym jako przyczyny zlecenia zewnętrznego usług magazynowych.

Rdzenna działalność/kluczowe kwalifikacje

Wokół tych fraz w odniesieniu do operacji magazynowych narosło trochę nieporozumień. Magazynowanie przez większość firm jest postrzegane jako rdzeń biznesu. Może jednak nie znajdować się w zakresie kluczowych kwalifikacji i dlatego staje się potencjalnym kandydatem do zlecenia zewnętrznego.

Jak wspomniałem wcześniej, magazyn odgrywa ważną rolę w zapewnieniu najwyższego poziomu obsługi klienta przez dostarczanie odpowiednich produktów, w odpowiednie miejsce, w odpowiednim czasie i w doskonałym stanie, przy zachowaniu sensownego poziomu kosztów. Dlatego magazynowanie często jest określane jako rdzenna działaność.

Jednak jeżeli zaakceptujemy punkt widzenia, że rdzenne działalności są tym, co odróżnia od siebie firmy i co stanowi źródło konkurencyjnej przewagi, czy magazynowanie w swojej podstawowej formie dalej będzie kluczową kompetencją ? Być może nie.

Zgodnie z Prahald and Hamel (1990) “kluczowe kompetencje są źródłem przewagi konkurencyjnej”. Sugerują oni trzypraktyczne testy w celu identyfikacji kluczowej kompetencji:

  • Zapewnia ona dostęp do szerokiej różnorodności rynków,
  • Przyczynia się w znacznym stopniu do zalet produktu końcowego,
  • Jest trudna do naśladowania przez konkurentów.

Poprawa obsługi klienta

Zgodnie z badaniem Capgemini (2013) 56% respondentów potwierdziło, że korzystanie z usług logistycznych firm trzecich zapewniło im rokroczny wzrost korzyści.

Inne badania przeprowadzone przez Eye for Transport (2010) sugerują, że ponad 80% firm zlecających firmom zwenętrznym swoje operacje logistyczne jest zadowolonych ze świadczonych usług.

Zmniejszenie kosztów

Zgodnie z raportem Capgemini ci respondenci, którzy osiągnęli wzrastające korzyści, odnotowali ponad 15% zmniejszenie kosztów logistyki, 8% zmniejszenie kosztów składowania i 26% oszczędności w aktywach logistycznych. Wcześniejsze badania z raportu Aberdeen z 2008 roku donoszą, że tylko 20% najlepszych firm w swojej branży osiągnęło redukcję kosztów przez outsourcing, ze średnią oszczędnością rzędu 0,3%, podczas gdy inni odnotowali neutralny lub negatywny wpływ na koszty.

Większe oszczędności kosztów mogą zostać osiągnięte przy przejściu z wydzielonego obiektu do operacji współużytkowanych, gdzie koszty są ponoszone na podstawie objętości przechowywanego w magazynie towaru i zmieniają się w zależności od wielkości sprzedaży.

Przyszłość Outsorcingu

Vitasek (Vested outsorcing: Five Rules that Will Transform Outsorcing) sugeruje, że redukcja kosztów, poprawa poziomu obsługi i całościowe zyski mogą zostać zwiększone przez większą współpracę, tworzenie i współdzielenie wartości, i przez budowanie relacji zgodnie z mentalnym nastawieniem. Jej założenie polega na tym, że firmy i dostawcy materiałów/usług powinni “tworzyć model biznesowy, w ramach którego zarówno firma, która wydziela na zewnątrz, jak i dostawca usług są w stanie zmaksymalizować swoje korzyści”. Stworzył on 5 zasad którymi powinny kierować się firmy w celu podnoszenia jakości kontraktu:

  • Zasada nr 1: Skup się na wynikach, nie na kontrakcie,
  • Zasada nr 2: Skup się na “co”, a nie na “jak”,
  • Zasada nr 3: Ustalcie jasno określone i mierzalne rezultaty,
  • Zasada nr 4: Model cenowy z bodźcami wspomagającymi rozwój biznesu,
  • Zasada nr 5: Struktury zarządzania zapewniające wgląd, a nie nadzór.

Podsumowanie i wnioski

Outsourcing to wybór i potrzeba dwojga, aby dobrze zadziałał: niekoniecznie jest dobrym rozwiązaniem dla każdej firmy. Dlatego należy poświęcić sporo uwagi podjęciu decyzji o zleceniu zewnętrznym usług i wyborze partnera.

W outsourcingu chodzi o stworzenie relacji i podstaw dla długofalowego, wspólnego sukcesu. Podejmowane kroki mogą być podobne jak w relacji osobistej:

  • Randkowanie: rozmowy przed przyznaniem kontraktu,
  • Oświadczyny: oczekiwanie wspólnego życia po przyznaniu kontraktu,
  • Ślub: przyznanie kontraktu i wspólne sukcesy,
  • Rozwód: utrata kontraktu.

Ale jeżeli partnerstwo outsourcingowe zostało odpowiednio przygotowane i wypielęgnowane, ostatni punkt nigdy się nie wydarzy !

Koszty działania magazynu mogą wynosić między 1-5% całkowitej wartości sprzedaży w zależności od rodzaju firmy oraz wartości towarów. Dla przykładu paleta laptopów będzie zajmować taką samą ilość miejsca i wymagać tyle samo przeładunku co paleta fasolki w puszce, jednak towary te będą się znacznie od siebie różnić wartością. Stąd różnica w procencie kosztów sprzedaży. Ponadto magazynowanie odpowiada za 22% całkowitych kosztów logistycznych przedsiębiorstwa, a koszty przeładunku inwentarza to kolejne 23%.

W rezultacie menadżerowie magazynów musza dysponować wyczerpującą znajomością wszystkich kosztów i czynników napędzających koszty w magazynach, ponieważ znajdują się pod ciągłą presją na redukcję kosztów przy zachowaniu optymalnego poziomu obsługi klienta, z dodatkową presją na redukcję inwentarza przy zwiększeniu ilości składowanych SKU.

Rodzaje kosztów

Koszty najczęściej powiązane z operacjami magazynowymi zostały ukazane poniżej:

a) Koszty przestrzeni:

  • koszty wynajmu/leasingu budynku/gruntu i deprecjacja budynku (zależna od tego, w jaki sposób budynek i grunt zostały nabyte),
  • ubezpieczenie budynku,
  • podatek od nieruchomości lub podatki lokalne,
  • usługi komunalne i koszty telekomunikacji,
  • deprecjacja instalacji i wyposażenia,
  • deprecjacja regałów,
  • deprecjacja urządzeń chłodniczych,
  • naprawy i konserwacja,
  • sprzątanie, ochrona, deprecjacja pozostałego wyposażenia budynku,
  • usuwanie odpadów.

b) Bezpośrednie koszty pracy (stałe): pracownicy magazynu:

  • pensje, w tym koszty,
  • ubezpieczenia pracownicze,
  • odzież ochronna (PPE),
  • ubezpieczenia społeczne,
  • szkolenia,

c) Pośrednie koszty pracy (stałe): kadra zarządzająca magazynu, w tym kierownicy i administracja:

  • pensje w tym koszty,
  • ubezpieczenie NNW,
  • odzież ochronna (PPE),
  • ubezpieczenia społeczne,
  • szkolenia.

d) Koszty pracy (zmienne):

  • nadgodziny, premie.

e) Koszty sprzętu (stałe):

  • deprecjacja/koszty leasingu/koszty wynajmu.

f) Koszty sprzętu (zmienne):

  • koszty użytkowania, np. paliwo, opony, smary, baterie,
  • opakowania, palety, folia stretch,

g) Koszty ogólne (zarządzanie, finanse, zasoby ludzkie, IT i administracja):

  • wynagrodzenia, w tym koszty plus dodatki, typu telefonu komórkowe, zakwaterowanie, itp.,
  • samochody służbowe i ich koszty utrzymania,
  • koszty deprecjacji/leasingu/wynajmu sprzętu biurowego i mebli,
  • koszty technologii informatycznej (hardware i software).

h) Koszty ogólne sprzedaż i marketing:

  • wydatki marketingowe, np. reklama

i) Wydatki różne:

  • koszty łączności,
  • opłaty pocztowe,
  • opłaty bankowe i spłata odsetek,
  • koszty finansowania/koszty finansów,
  • ubezpieczenie,
  • koszty prawne i honoraria,
  • koszty audytów.

Podobnie jak pensje i wynagrodzenia całkowity koszt pracy obejmuje świadczenia społeczne pracodawcy ( w tym ubezpieczenia zdrowotne i emerytalne płacone za pracowników) oraz inne koszty niezwiązane z pensjami, w tym koszty zwolnień zdrowotnych, urlopów macierzyńskich i tacierzyńskich, szkoleń zawodowych i kosztów rekrutacji.

Menadżerowie magazynów muszą dysponować całościowym rozumieniem kosztów związanych z ich procesem magazynowania. Nie tylko po to, żeby wesprzeć konstruowanie budżetu firmy, ale również po to, żeby umożliwić firmie przydzielenie kosztów do produktów lub, w przypadku relacji z firmą trzecią, aby naliczyć stawki za świadczone usługi. Może to również pomóc identyfikować klientów przynoszących straty lub produkty firmy trzeciej, jeśli sięgniemy wystarczająco głęboko w zestawienia.

Wszystkie magazyny są zobligowane do podejmowania jakiejś formy inwentaryzacji,. Od przepisów prawa danego kraju oraz wymogów księgowych zależy to, jak częste i dokładne będą te operacje.

W ostatnich latach mieliśmy do czynienia z przejściem w kierunku liczenia cyklicznego lub ciągłego jako metody zastępującej kompletne coroczne liczenie zapasów magazynowych.

Liczenie wszystkich zapasów zazwyczaj wymaga zamknięcia magazynu na jakiś czas, przy czym wszystkie operacje przyjęcia i wydania towaru zostają zawieszone. Znaczącą wadą rocznego liczenia zapasów jest trudność pogodzenia rozbieżności, które mogły wydarzyć się 11 miesięcy wcześniej.

Liczenie jest zazwyczaj przeprowadzane pod koniec roku rozrachunkowego. Niektóre firmy będą przeprowadzać kwartalne lub nawet półroczne kontrole, w zależności od warunków stawianych przez audytorów.

Od niedawna, w sytuacji gdy firma jest w stanie dowieść, że jej cykliczne liczenia są precyzyjne, audytorzy zgadzają się czasem, by każda linia zapasów została przeliczona i audytowana raz do roku.

Jeżeli tylko cykliczne liczenia są uważane za precyzyjne, ilości zapasów na koniec roku będą pobierane z systemu WMS.

Liczenie zapasów cykliczne lub bieżące

Podejmując się cyklicznego liczenia zapasów, rozsądnie jest zastosować analizę ABC, aby zapewnić, że szybkorotujące i wartościowe artykuły są liczone częściej niż wolnorotujące, tańsze artykuły.

Błędy w kompletacji będą dotyczyć częściej towarów wolnorotujących, a zapasy artykułów o dużej wartości będą mieć tendencję do kurczenia się.

Dlatego sugeruje się, aby artykuły szybkorotujące i wysokiej wartości były przeliczane raz w miesiącu, średnio sprzedające się co kwartał, a wolnorotujące artykuły raz lub dwa razy do roku. Aby zapewnić dokładne liczenie, można zastosować następujące współczynniki procentowe:

  • przeliczenie 8% artykułów z grupy A każdego tygodnia (zapewnia przeliczenie wszystkich SKU średnio raz na kwartał),
  • przeliczenie 4% artykułów z grupy B każdego tygodnia (przeliczenie dwa razy do roku) oraz,
  • przeliczenie 2% artykułów z grupy C każdego tygodnia ( przeliczenie do najmniej raz w roku),

Precyzja liczenia będzie również określać wymaganą częstotliwość. Duży odsetek błędów będzie przyczyną częstszego liczenia, aż do momentu poprawy dokładności. Każda rozbieżność musi zostać zbadana i podjęte muszą zostać odpowiednie procedury dla zapewnienia, że problem się nie powtórzy.

Zwiększenie częstotliwości codziennego liczenia zapewni dokładniejsze dane, jednak to będzie zależeć od ilości linii produktowych, dostępnych zasobów oraz ceny tych zasobów.

Tutaj kompromis istnieje przede wszystkim między kosztem istnienia błędu a kosztem wykrycia.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, większość audytorów będzie zadowolonych (lub przynajmniej wystarczająco usatysfakcjonowanych), jeśli wszystkie zapasy w magazynie zostaną przeliczone co najmniej raz w ciągu roku.

Liczenie samo w sobie

Każde liczenie zapasów wymaga odpowiedniej organizacji. Trzeba wskazać, kto będzie zajmował się liczeniem zapasów, co planujecie przeliczyć, kiedy chcecie podjąć liczenie, jakich narzędzi i sprzętu potrzebujecie i ile czasu na to przeznaczycie. Na przykład, jeśli liczycie zapasy znajdujące się na wysokich półkach, będziecie musieli zapewnić bezpieczeństwo pracownikom magazynu. Jeśli używacie wózków widłowych, należy zapewnić stojącym na podnośnikach pracownikom klatki bezpieczeństwa. Niektóre przepisy BHP lub wewnętrzne przepisy firm zabraniają użycia wózków widłowych i klatek. Wtedy konieczne jest użycie specjalistycznego sprzętu, takiego jak podnośnik koszowy (zwyżka).

Przed rozpoczęciem liczenia zapasów upewnijcie się, że wszystkie artykuły zostały odstawione do odpowiednich lokalizacji, i postarajcie się zrealizować tyle zamówień ile jest to możliwe. Ponadto upewnijcie się, że przed rozpoczęciem liczenia zapasów pozbyliście się zbędnych towarów. Nie ma sensu liczyć zapasów, które nie powinny znajdować się w magazynie.

Niektóre firmy przyklejają różnokolorowe etykiety do palet podczas corocznego liczenia. Jednym ze sposobów identyfikacji nierotujących i wolnorotujących zapasów jest znalezienie etykiet z zeszłorocznego liczenia. W przeszłości zdarzało nam się identyfikować towary, które były liczone wiele razy, ale palety i kartony nigdy nie były usuwane.

Jeśli używacie systemu papierowego, typowym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby liczącej i kontrolera dla każdej sekcji. jeśli skanujecie lokalizacje i produkty, jedna osoba na sekcję powinna wystarczyć. Audytorzy powinni być obecni podczas pełnego liczenia, w celu dokonywania wybiórczych kontroli lokalizacji, aby zapewnić, że liczenie jest dokładne.

Aby zakończyć pełne liczenie zapasów w najkrótszym możliwym czasie i w ten sposób zminimalizować zakłócenia w sprzedaży, firmy muszą nieuchronnie korzystać z pracowników, którzy nie znają towarów. Jako, że liczenie odbywa się zazwyczaj odbywa się w weekendy, oraz podczas przerw bożonarodzeniowej i noworocznej, ich motywacja do dokładnej pracy również może być wątpliwa.

Tam gdzie występuje znaczna liczba lokalizacji oraz pewna ilość otwartych kartonów i pojedynczych sztuk artykułów do przeliczenia, prawdopodobnie będzie konieczność zatrudnienia dodatkowych pracowników poprzez agencję, aby pomagali w liczeniu i zapewnili, że zostanie ono ukończone na czas. Rzadko kiedy jednak udaje się zakończyć terminowo liczeni, jako że wyjaśnienie licznych nieścisłości może zająć wiele dni. W wyniku tego operacje są wznawiane, aby nie zawiesić oczekiwań klientów, a to dodatkowo zwiększa problemy. Dlatego wiele firm przechodzi na system liczenia cyklicznego, odchodząc od liczenia zapasów na dużą skalę.

Alternatywą jest zatrudnienie zewnętrznych agencji mających doświadczenie w liczeniu zapasów, ale to może być drogie, a dodatkowym czynnikiem są problemy ze znajomością produktów.

Każda nieścisłość między ilościami z systemu a ilościami zliczonymi powinna być natychmiast sprawdzana przez kierownika aż do momentu osiągnięcia pełnej zgodności.

Prawdopodobieństwo wykrycia przyczyn nieścisłości jest niewielkie, jeśli od ostatniego liczenia minął rok. W wyniku tego nieścisłość taka może zostać poprawnie wyeliminowana.

Przy liczeniu z zastosowaniem metod papierowych zazwyczaj podaje się pracownikom szczegóły lokalizacji oraz kody produktów, ale nie podaje się ich ilości. Ilości są wpisywane do tabel, razem ze wszystkimi zmianami w kodach produktów i dodatkowymi komentarzami, takimi jak odnotowane uszkodzenia.

To może prowadzić do dalszych niedokładności, ponieważ pracownicy administracyjni muszą odczytać charakter pisma każdej z osób przeprowadzających liczenie i dodatkowo wprowadzać dane do bazy danych.

System liczenia jest najeżony trudnościami i jeśli zgodzą się na to audytorzy, należy wprowadzić system bieżącego liczenia zapasów, zastępując nim liczenie coroczne.

W zakresie pomiaru wydajności firmy powinny zapisywać ilość wykrytych błędów, a nie różnicę w wartościach pieniężnych, ponieważ to może nieść szereg ukrytych problemów. Różnica kilkuset dolarów może wydawać się do zaakceptowania. Jednak w systemie mogą kryć się setki różnych innych błędów typu:

  • produkty w błędnych lokalizacjach,
  • zbyt duża ilość sztuk jednego produktu,
  • zbyt mała ilość sztuk innego produktu.

Te problemy można zrównoważyć, jednak muszą one zostać zarejestrowane, zmierzone i skorygowane przed wznowieniem operacji.

Celem większości magazynów jest zwiększenie tempa przepustowości i zmniejszenie ilości przechowywanych zapasów. Cross-docking jest procesem, w którym produkty są przemieszczane bezpośrednio z punktu przyjęcia do punktu wysyłki. Zastępuje to potrzebę magazynowania produktu oraz wszelkie późniejsze operacje pobrania.

W cross-dockingu niezbędne jest pełne wsparcie dostawców w zakresie sposobu dostarczenia produktu. Obejmuje ono precyzyjne oznakowanie oraz przesłanie z wyprzedzeniem powiadomienia o wysyłce z podaniem dokładnego czasu dostawy.

Cross-docking wymaga zastosowania systemów identyfikacji cross-dockowanego produktu oraz wdrożenia procedur rozpoznania towaru i powiadomienia załogi.

Po odprawieniu produkty należy przenieść bezpośrednio do obszaru wysyłki, a miejsce ich czasowego składowania musi zostać wprowadzone do systemu, aby obsługa została powiadomiona, że produkt oczekuje na wysyłkę. Należy również zarejestrować wszelkie szczegóły w celu realizacji prac audytowych.

Inne kwestie, które należy wziąć pod uwagę, to ilość miejsca dostępnego w obszarach przyjęcia i wysyłki. Wystarczająca ilość miejsca dostępnego w obszarach przyjęcia i wysyłki. Wystarczająca ilość miejsca jest kluczem do sprawnego i bezpiecznego przenoszenia produktów. Każdy zator w tych obszarach znacznie spowolni proces i doprowadzi do napięć pomiędzy zespołami. Niezbędne jest też precyzyjne oznakowanie obszaru tymczasowego składowania, w którym można ulokować towary przed wysyłką. Regały typu wjezdnego mogą być pomocne w przydzielaniu ładunków do poszczególnych zestawów.

Cross-docking jest często stosowany w przemieszczaniu przez łańcuch dostaw i towarów szybko psujących się, a detaliści używają go w swoich centrach dystrybucji, w których przyjmują towary od różnych dostawców, sortują je i konsolidują, by następnie wysyłać je do różnych sklepów. Podobno 85% produktów amerykańskiej sieci Walmart jest dostarczanych do sklepów z zastosowaniem cross-dockingu. Jest to przeważający system we współczesnych operacjach handlu detalicznego.

Systemy just-in-time również opierają się na cross-dockingu, w ramach którego producenci dostarczają części do centrum cross-dockingu lub sekwencjonowania, gdzie są one konsolidowane i następnie dostarczane na taśmy montażowe w ramach ustalonego porządku.