Wszystkie magazyny są zobligowane do podejmowania jakiejś formy inwentaryzacji,. Od przepisów prawa danego kraju oraz wymogów księgowych zależy to, jak częste i dokładne będą te operacje.
W ostatnich latach mieliśmy do czynienia z przejściem w kierunku liczenia cyklicznego lub ciągłego jako metody zastępującej kompletne coroczne liczenie zapasów magazynowych.
Liczenie wszystkich zapasów zazwyczaj wymaga zamknięcia magazynu na jakiś czas, przy czym wszystkie operacje przyjęcia i wydania towaru zostają zawieszone. Znaczącą wadą rocznego liczenia zapasów jest trudność pogodzenia rozbieżności, które mogły wydarzyć się 11 miesięcy wcześniej.
Liczenie jest zazwyczaj przeprowadzane pod koniec roku rozrachunkowego. Niektóre firmy będą przeprowadzać kwartalne lub nawet półroczne kontrole, w zależności od warunków stawianych przez audytorów.
Od niedawna, w sytuacji gdy firma jest w stanie dowieść, że jej cykliczne liczenia są precyzyjne, audytorzy zgadzają się czasem, by każda linia zapasów została przeliczona i audytowana raz do roku.
Jeżeli tylko cykliczne liczenia są uważane za precyzyjne, ilości zapasów na koniec roku będą pobierane z systemu WMS.
Liczenie zapasów cykliczne lub bieżące
Podejmując się cyklicznego liczenia zapasów, rozsądnie jest zastosować analizę ABC, aby zapewnić, że szybkorotujące i wartościowe artykuły są liczone częściej niż wolnorotujące, tańsze artykuły.
Błędy w kompletacji będą dotyczyć częściej towarów wolnorotujących, a zapasy artykułów o dużej wartości będą mieć tendencję do kurczenia się.
Dlatego sugeruje się, aby artykuły szybkorotujące i wysokiej wartości były przeliczane raz w miesiącu, średnio sprzedające się co kwartał, a wolnorotujące artykuły raz lub dwa razy do roku. Aby zapewnić dokładne liczenie, można zastosować następujące współczynniki procentowe:
- przeliczenie 8% artykułów z grupy A każdego tygodnia (zapewnia przeliczenie wszystkich SKU średnio raz na kwartał),
- przeliczenie 4% artykułów z grupy B każdego tygodnia (przeliczenie dwa razy do roku) oraz,
- przeliczenie 2% artykułów z grupy C każdego tygodnia ( przeliczenie do najmniej raz w roku),
Precyzja liczenia będzie również określać wymaganą częstotliwość. Duży odsetek błędów będzie przyczyną częstszego liczenia, aż do momentu poprawy dokładności. Każda rozbieżność musi zostać zbadana i podjęte muszą zostać odpowiednie procedury dla zapewnienia, że problem się nie powtórzy.
Zwiększenie częstotliwości codziennego liczenia zapewni dokładniejsze dane, jednak to będzie zależeć od ilości linii produktowych, dostępnych zasobów oraz ceny tych zasobów.
Tutaj kompromis istnieje przede wszystkim między kosztem istnienia błędu a kosztem wykrycia.
Jak wspomnieliśmy wcześniej, większość audytorów będzie zadowolonych (lub przynajmniej wystarczająco usatysfakcjonowanych), jeśli wszystkie zapasy w magazynie zostaną przeliczone co najmniej raz w ciągu roku.
Liczenie samo w sobie
Każde liczenie zapasów wymaga odpowiedniej organizacji. Trzeba wskazać, kto będzie zajmował się liczeniem zapasów, co planujecie przeliczyć, kiedy chcecie podjąć liczenie, jakich narzędzi i sprzętu potrzebujecie i ile czasu na to przeznaczycie. Na przykład, jeśli liczycie zapasy znajdujące się na wysokich półkach, będziecie musieli zapewnić bezpieczeństwo pracownikom magazynu. Jeśli używacie wózków widłowych, należy zapewnić stojącym na podnośnikach pracownikom klatki bezpieczeństwa. Niektóre przepisy BHP lub wewnętrzne przepisy firm zabraniają użycia wózków widłowych i klatek. Wtedy konieczne jest użycie specjalistycznego sprzętu, takiego jak podnośnik koszowy (zwyżka).
Przed rozpoczęciem liczenia zapasów upewnijcie się, że wszystkie artykuły zostały odstawione do odpowiednich lokalizacji, i postarajcie się zrealizować tyle zamówień ile jest to możliwe. Ponadto upewnijcie się, że przed rozpoczęciem liczenia zapasów pozbyliście się zbędnych towarów. Nie ma sensu liczyć zapasów, które nie powinny znajdować się w magazynie.
Niektóre firmy przyklejają różnokolorowe etykiety do palet podczas corocznego liczenia. Jednym ze sposobów identyfikacji nierotujących i wolnorotujących zapasów jest znalezienie etykiet z zeszłorocznego liczenia. W przeszłości zdarzało nam się identyfikować towary, które były liczone wiele razy, ale palety i kartony nigdy nie były usuwane.
Jeśli używacie systemu papierowego, typowym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby liczącej i kontrolera dla każdej sekcji. jeśli skanujecie lokalizacje i produkty, jedna osoba na sekcję powinna wystarczyć. Audytorzy powinni być obecni podczas pełnego liczenia, w celu dokonywania wybiórczych kontroli lokalizacji, aby zapewnić, że liczenie jest dokładne.
Aby zakończyć pełne liczenie zapasów w najkrótszym możliwym czasie i w ten sposób zminimalizować zakłócenia w sprzedaży, firmy muszą nieuchronnie korzystać z pracowników, którzy nie znają towarów. Jako, że liczenie odbywa się zazwyczaj odbywa się w weekendy, oraz podczas przerw bożonarodzeniowej i noworocznej, ich motywacja do dokładnej pracy również może być wątpliwa.
Tam gdzie występuje znaczna liczba lokalizacji oraz pewna ilość otwartych kartonów i pojedynczych sztuk artykułów do przeliczenia, prawdopodobnie będzie konieczność zatrudnienia dodatkowych pracowników poprzez agencję, aby pomagali w liczeniu i zapewnili, że zostanie ono ukończone na czas. Rzadko kiedy jednak udaje się zakończyć terminowo liczeni, jako że wyjaśnienie licznych nieścisłości może zająć wiele dni. W wyniku tego operacje są wznawiane, aby nie zawiesić oczekiwań klientów, a to dodatkowo zwiększa problemy. Dlatego wiele firm przechodzi na system liczenia cyklicznego, odchodząc od liczenia zapasów na dużą skalę.
Alternatywą jest zatrudnienie zewnętrznych agencji mających doświadczenie w liczeniu zapasów, ale to może być drogie, a dodatkowym czynnikiem są problemy ze znajomością produktów.
Każda nieścisłość między ilościami z systemu a ilościami zliczonymi powinna być natychmiast sprawdzana przez kierownika aż do momentu osiągnięcia pełnej zgodności.
Prawdopodobieństwo wykrycia przyczyn nieścisłości jest niewielkie, jeśli od ostatniego liczenia minął rok. W wyniku tego nieścisłość taka może zostać poprawnie wyeliminowana.
Przy liczeniu z zastosowaniem metod papierowych zazwyczaj podaje się pracownikom szczegóły lokalizacji oraz kody produktów, ale nie podaje się ich ilości. Ilości są wpisywane do tabel, razem ze wszystkimi zmianami w kodach produktów i dodatkowymi komentarzami, takimi jak odnotowane uszkodzenia.
To może prowadzić do dalszych niedokładności, ponieważ pracownicy administracyjni muszą odczytać charakter pisma każdej z osób przeprowadzających liczenie i dodatkowo wprowadzać dane do bazy danych.
System liczenia jest najeżony trudnościami i jeśli zgodzą się na to audytorzy, należy wprowadzić system bieżącego liczenia zapasów, zastępując nim liczenie coroczne.
W zakresie pomiaru wydajności firmy powinny zapisywać ilość wykrytych błędów, a nie różnicę w wartościach pieniężnych, ponieważ to może nieść szereg ukrytych problemów. Różnica kilkuset dolarów może wydawać się do zaakceptowania. Jednak w systemie mogą kryć się setki różnych innych błędów typu:
- produkty w błędnych lokalizacjach,
- zbyt duża ilość sztuk jednego produktu,
- zbyt mała ilość sztuk innego produktu.
Te problemy można zrównoważyć, jednak muszą one zostać zarejestrowane, zmierzone i skorygowane przed wznowieniem operacji.